Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Stichting Dienstbaar is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website (dienstbaar.org) en onze Engelstalige website Serving His Way (servinghisway.org). Dat betekent dat wij bepalen welke gegevens we gebruiken en waarvoor.

• Naam: Stichting Dienstbaar
• Adres: Craaienhof 42, 4041 BV Kesteren
• KvK-nummer: 58870563
• E-mail: info@dienstbaar.org

Heb je een vraag over je gegevens of wil je een van je rechten gebruiken? Mail ons gerust.

2. Wat wij met je gegevens doen

Hieronder staat per onderdeel van de website welke gegevens we gebruiken, waarom, op welke grond uit de AVG en hoe lang we ze bewaren. We verzamelen niet meer dan we voor dat doel nodig hebben. We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties.

Een bezoek aan de website

We houden bij hoeveel mensen de website bezoeken en welke pagina's populair zijn, zonder cookies en zonder je te volgen. Van je IP-adres en browser maken we per dag een onherleidbare code met een sleutel die elke dag wisselt. Na afloop van de dag bewaren we alleen totalen (aantal bezoeken, soort apparaat, taal, vanaf welke website je kwam) en worden de ruwe gegevens en de sleutel van die dag gewist. Daarna kan niemand, ook wij niet, een bezoek nog aan een persoon koppelen. Je IP-adres zelf slaan we hiervoor niet op.

• Grondslag: gerechtvaardigd belang (de website verbeteren).
• Bewaartermijn: ruwe gegevens maximaal één dag; daarna alleen anonieme totalen.

Onze webhost houdt zoals elke webserver technische logbestanden bij, met onder meer je IP-adres, om de website veilig en werkend te houden. Deze logbestanden worden 60 dagen bewaard.

Bescherming tegen misbruik

Om te voorkomen dat onze formulieren worden misbruikt door spam of automatische programma's, gebruiken we Cloudflare Turnstile bij het inloggen, het contactformulier, de aanmelding voor pastoraat, de nieuwsbrief, doneren en afrekenen. Turnstile kijkt onder meer naar je IP-adres en kenmerken van je browser om te bepalen of je een mens bent. Daarnaast houden we kort bij hoe vaak vanaf een IP-adres een formulier wordt verstuurd, zodat niemand het eindeloos kan proberen.

• Grondslag: gerechtvaardigd belang (de website en jouw gegevens beveiligen).
• Bewaartermijn: de tellingen per IP-adres worden verwijderd zodra de meetperiode voorbij is (meestal binnen een uur).

Het contactformulier

Als je ons een bericht stuurt, gebruiken we je voornaam, achternaam, e-mailadres, het onderwerp en je bericht om je vraag te beantwoorden. Je bericht wordt versleuteld opgeslagen en is alleen zichtbaar voor medewerkers die daar speciaal toestemming voor hebben.

• Grondslag: gerechtvaardigd belang (jouw vraag beantwoorden).
• Bewaartermijn: één jaar, daarna wordt je bericht automatisch verwijderd.

Gebed, bevrijding en emotionele genezing

Dit is het meest gevoelige deel van wat we doen, en daarom beschrijven we het uitgebreid. Wie bij ons pastorale hulp zoekt, deelt gegevens over zijn of haar geloof en gezondheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, die de wet extra beschermt. We gebruiken ze alleen om je te helpen, en alleen de medewerkers die jouw begeleiding verzorgen kunnen ze inzien.

1. Je aanmelding. Via het aanmeldformulier vragen we je voornaam, achternaam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, het soort hulp dat je zoekt en eventueel een toelichting. We gebruiken dit om contact met je op te nemen.

2. Het intakeformulier. Als je verder gaat, vragen we je om een uitgebreider formulier in te vullen, met onder meer:

• je adres en telefoonnummer;
• of je gedoopt bent en vragen over je geloof in Jezus;
• een vragenlijst over geestelijke en persoonlijke problemen die je bij jezelf herkent, en die je in je familie herkent;
• ruimte voor aanvullende opmerkingen en persoonlijke details die je met ons wilt delen.

Vul je iets in over je familie, noem dan geen namen of andere gegevens waaraan familieleden te herkennen zijn. We hebben alleen nodig wat jij herkent.

3. De overeenkomst. Voordat je begeleiding krijgt, onderteken je een overeenkomst met de stichting. Daarin staan de afspraken over de begeleiding en de verantwoordelijkheden van jou en van de stichting. Uit deze overeenkomst blijkt dat je pastorale hulp hebt gezocht; we bewaren haar daarom apart van je intakeformulier en even zorgvuldig.

Voor al deze gegevens geldt:

• we vragen je uitdrukkelijke toestemming voordat je iets verstuurt;
• we slaan ze versleuteld op, en alleen medewerkers die daar speciaal toestemming voor hebben kunnen ze inzien; we leggen vast wie ze heeft geopend en wanneer;
• we sturen de inhoud nooit mee in een e-mail;
• je kunt je toestemming altijd intrekken door ons te mailen; we verwijderen je gegevens dan, behalve de overeenkomst (zie hieronder).

Grondslag: voor je aanmelding en het intakeformulier je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 onder a AVG). Voor de overeenkomst de uitvoering van die overeenkomst en, daarna, de noodzaak om te kunnen aantonen welke afspraken we met je hebben gemaakt als daar ooit een geschil over ontstaat (artikel 9 lid 2 onder f AVG).

Bewaartermijnen:

• je aanmelding: één jaar, daarna wordt ze automatisch verwijderd;
• het intakeformulier: we vernietigen het één maand na je laatste afspraak voor bevrijding of gebed;
• de overeenkomst: zeven jaar na je laatste afspraak. Loopt er op dat moment een klacht of geschil, dan bewaren we haar tot dat is afgehandeld. Daarna wordt ze vernietigd.

De nieuwsbrief

Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, bewaren we je e-mailadres, je voornaam (als je die invult), de taal waarin je je aanmeldde en wanneer je je aanmeldde en bevestigde. Je ontvangt eerst een e-mail om je aanmelding te bevestigen; pas daarna sturen we je de nieuwsbrief. We meten niet of je de nieuwsbrief opent of op links klikt.

• Grondslag: jouw toestemming. Je kunt je altijd afmelden via de link onderaan elke nieuwsbrief.
• Bewaartermijn: zolang je bent aangemeld. Bevestig je je aanmelding niet, dan verwijderen we je gegevens zodra de bevestigingslink verloopt. Na afmelden bewaren we je gegevens nog één jaar, zodat we kunnen aantonen dat je je hebt afgemeld en je niet per ongeluk opnieuw mail krijgt. Daarna worden ze automatisch verwijderd.

Doneren

Als je een gift doet via de website, gebruiken we je naam, e-mailadres, het bedrag en of het om een eenmalige of terugkerende gift gaat. De betaling loopt via onze betaaldienst Mollie: je bank- of kaartgegevens vul je bij Mollie in, niet bij ons. Van Mollie ontvangen we alleen of de betaling gelukt is en, bij een terugkerende gift, een verwijzing naar de machtiging. Je krijgt een bevestiging met een link naar je kwitantie. Voor je gift maken we een account voor je aan (of koppelen we de gift aan je bestaande account), zodat je je giften kunt bekijken en een terugkerende gift zelf kunt pauzeren of stopzetten.

Maak je een gift over per bank, dan ontvangen wij van onze bank je naam, rekeningnummer, het bedrag en de omschrijving.

• Grondslag: de uitvoering van je gift (overeenkomst) en onze wettelijke plicht om de administratie te bewaren.
• Bewaartermijn: zeven jaar, zoals de belastingwet voorschrijft. Daarna worden de gegevens automatisch verwijderd.

De webwinkel

Als je iets bestelt, gebruiken we je voornaam, achternaam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, je bezorgadres, wat je hebt besteld en de betaalstatus. We gebruiken die gegevens om je bestelling te verwerken, te verzenden, je een factuur en de bevestiging te sturen en, bij digitale producten, je een persoonlijke downloadlink te geven. Net als bij doneren maken we een account voor je aan of koppelen we de bestelling aan je bestaande account.

• Als je je postcode en huisnummer invult, vult de website je straat en woonplaats aan via PDOK, het openbare adresregister van de Nederlandse overheid (Kadaster). Onze server stelt die vraag; PDOK krijgt alleen de postcode en het huisnummer te zien, niet je naam of IP-adres.
• Pakketten versturen we met PostNL. PostNL krijgt je naam, adres en e-mailadres, zodat het pakket bezorgd kan worden en je de track-and-trace-berichten ontvangt.
• Betalen gaat via Mollie, zoals hierboven bij doneren.

Kruis je bij het afrekenen aan dat je de nieuwsbrief wilt ontvangen, dan geldt wat hierboven over de nieuwsbrief staat.

• Grondslag: de uitvoering van de koopovereenkomst en onze wettelijke bewaarplicht.
• Bewaartermijn: zeven jaar, zoals de belastingwet voorschrijft. Daarna worden de bestelling, de factuur en eventuele verzendlabels automatisch verwijderd.

Je account

Met je account kun je je bestellingen, giften en downloads bekijken. Je logt in met een eenmalige code die we naar je e-mailadres sturen. We bewaren je e-mailadres en je naam. Zolang je bent ingelogd, bewaren we per sessie je IP-adres en browsertype, zodat je kunt zien waar je bent ingelogd en we je kunnen waarschuwen als er vanaf een nieuw apparaat wordt ingelogd.

• Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst (je account) en gerechtvaardigd belang (je account beveiligen).
• Bewaartermijn: je account bewaren we zolang je het gebruikt. Wil je dat we het verwijderen, mail ons dan. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren (zoals bestellingen en giften) blijven tot het einde van hun bewaartermijn bestaan. Afgelopen sessies en inlogcodes worden automatisch verwijderd; apparaten die een jaar niet zijn gebruikt ook.

E-mails die we je sturen

Alle e-mails die de website verstuurt (inlogcodes, bevestigingen, nieuwsbrieven) gaan via onze mailserver. We bewaren een overzicht van verstuurde berichten om problemen met de bezorging te kunnen oplossen. De inhoud wordt direct na het versturen gewist; wat blijft is een kopie waarin inlogcodes en persoonlijke links onleesbaar zijn gemaakt.

• Grondslag: gerechtvaardigd belang (zeker weten dat berichten aankomen).
• Bewaartermijn: drie maanden, daarna worden het overzicht en de kopie automatisch verwijderd.

Video's van YouTube

Op sommige pagina's staat een video van YouTube. Die wordt pas geladen als je op afspelen klikt, via YouTube's privacyvriendelijke variant (youtube-nocookie.com). Pas op dat moment ontvangt YouTube (Google) gegevens van je, zoals je IP-adres. Daarop is het privacybeleid van Google van toepassing.

Links naar sociale media

Onze links naar Instagram en YouTube zijn gewone links. Op onze website staan geen knoppen, pixels of andere code van sociale media die je volgen.

3. Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig. We plaatsen geen cookies voor statistieken, advertenties of het volgen van je surfgedrag.

In je browser staan de cookies met __Host- voor hun naam, bijvoorbeeld __Host-session. Dat is een beveiligingsinstelling: zo kan alleen deze website ze lezen en alleen via een beveiligde verbinding.

• session: houdt bij dat je bent ingelogd. Verdwijnt als je uitlogt, als je lange tijd niet actief bent geweest, of uiterlijk na één jaar.
• login: onthoudt dat je bezig bent met inloggen of met een extra bevestiging. Verdwijnt na het inloggen of na enkele minuten.
• consent: onthoudt je cookiekeuze. Eén jaar.
• cart: onthoudt wat er in je winkelmandje zit. Dertig dagen.
• order en gift: tonen na het betalen jouw eigen bestelling of gift op de bedankpagina. Eén dag.
• flash: toont een korte melding na een handeling, zoals "opgeslagen". Twee minuten.
• language_hint: onthoudt dat je de melding over de andere taal hebt weggeklikt. Tot je de browser sluit, of één jaar als je functionele cookies hebt toegestaan.

Je keuze kun je altijd aanpassen op de pagina Cookies.

4. Met wie we je gegevens delen

We delen je gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om de website en onze diensten te laten werken. Zij verwerken je gegevens alleen in onze opdracht en volgens afspraken over beveiliging en geheimhouding, of zijn zelf verantwoordelijk voor wat ze ermee doen.

• ConsulHosting (Nederland): onze webhost en e-mailprovider. Op hun servers staan de website en de database, en via hun mailserver gaan de e-mails van de website.
• Mollie (Nederland): verwerkt betalingen van giften en bestellingen.
• PostNL (Nederland): bezorgt pakketten.
• Cloudflare (Verenigde Staten): beveiligt formulieren met Turnstile.
• Kadaster / PDOK (Nederland): vult je adres aan bij het afrekenen.
• YouTube / Google: alleen als je zelf een video afspeelt.

Verder geven we je gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht.

5. Gegevens buiten Europa

Cloudflare en Google zijn Amerikaanse bedrijven en kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Zij nemen deel aan het EU-VS Data Privacy Framework, waardoor de Europese Commissie hun bescherming passend vindt. Onze andere partijen verwerken je gegevens binnen de Europese Unie.

6. Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en onbevoegde inzage. Onder meer:

• De website werkt alleen via een beveiligde verbinding (https).
• Gevoelige gegevens, zoals aanmeldingen en berichten via formulieren, slaan we versleuteld op. Ook de toegangscodes van de diensten waarmee de website verbonden is, zijn versleuteld.
• Medewerkers kunnen alleen de gegevens zien die ze voor hun taak nodig hebben. Ze loggen in met tweestapsverificatie, en voor gevoelige handelingen moeten ze opnieuw bevestigen wie ze zijn.
• We leggen vast wie de meest gevoelige gegevens heeft ingezien en wanneer.
• Wie een tijd niet actief is, wordt automatisch uitgelogd.
• Formulieren zijn beschermd tegen misbruik door automatische programma's.
• De website laadt geen scripts, lettertypes of andere bestanden van andere partijen (op de beveiliging van formulieren na), en strenge beveiligingsregels voorkomen dat onbekende code in je browser wordt uitgevoerd.
• De website draait achter een Web Application Firewall en de server wordt gecontroleerd met antivirussoftware.
• De software van de website wordt gecontroleerd met beveiligingsscans.
• Bewaartermijnen worden automatisch gehandhaafd: gegevens worden verwijderd zodra hun termijn voorbij is.

Mocht er toch iets misgaan met je gegevens, dan melden we dat waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou als dat nodig is.

7. Geen geautomatiseerde besluiten

We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen, en we maken geen profielen van je.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van je gegevens te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen om aan een ander te geven;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• je toestemming in te trekken, voor zover we je gegevens op basis van toestemming gebruiken. Wat we daarvoor al deden, blijft rechtmatig.

Mail je verzoek naar info@dienstbaar.org, het liefst vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. Zo weten we dat het verzoek van jou komt; soms vragen we je om aanvullende bevestiging. We reageren binnen een maand. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals de administratie van giften en bestellingen, kunnen we pas verwijderen als de bewaartermijn voorbij is. Dat laten we je dan weten.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in het land waar je woont.

9. Kinderen

Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Ben je jonger dan 16, meld je dan alleen aan voor de nieuwsbrief of voor pastorale hulp met toestemming van je ouder of voogd.

10. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als de website verandert of de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.

Google Tag Manager

We gebruiken Google Tag Manager om te meten hoe de website wordt gebruikt. Het wordt bij elk bezoek geladen. Zonder jouw toestemming voor Statistieken plaatst Google geen cookies; Google ontvangt dan wel technische gegevens zoals je IP-adres, je browser en de pagina die je bekijkt, op grond van ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren (je kunt hiertegen bezwaar maken). Met toestemming mag Google ook cookies plaatsen en meten hoe je de website gebruikt.

Google kan gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, zoals in de Verenigde Staten, op basis van het EU-U.S. Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen op de pagina Cookies.